Mindig az éppen utadba kerülő feladatot csinálod végig a munkahelyeden, folyton csak tűzoltást végzel, és úgy érzed, elaprózódik az időd és az energiád? A legtöbbször nem produktívnak érzed magad, hanem elhavazottnak? Segítünk!
Kétség sem fér hozzá, hogy jó vagy abban, amit csinálsz, de ahhoz, hogy a szakmai tudásod a leginkább kiaknázhasd és ne vessz el a teendőid között, fontos magadévá tenni az alábbi időmenedzselési tippeket. Így a lehető legproduktívabb éned lehetsz, és mégsem merülsz ki a nap vagy a hét végére.
Szabadulj meg a zavaró tényezőktől
Nehéz úgy produktívnak lenni, ha egy sor dolog eltereli a figyelmünket munka közben. Kapcsoljuk ki a telefonértesítéseket (a közösségi médiát mindenképp), zárjuk be az internetes böngésző felesleges ablakait, vegyük fel a zajszűrő fejhallgatót, és az sem árt, ha nincs rendetlenség az íróasztalon. Ha ebédidő előtt vagyunk, ne töltsünk hosszú perceket az ételrendelős oldalak böngészésével, tudjuk le a választást még a feladat elkezdése előtt – vagy az egészet tegyük át inkább ebéd utánra, éhesen úgyis nehéz dolgozni. Valamint, ha megoldható, ne munkaidőben szervezzünk szülinapi bulit vagy rendeljük karácsonyi ajándékokat.
Tisztázd, hogy mi a legfontosabb
Nagyon könnyen túlterhelnek minket a napi feladatok az irodában, amelyeket általában azonnal el akarunk végezni, ez persze lehetetlen küldetés. A kulcs a priorizálásban rejlik, hiszen nem mindegyik projekt, tennivaló ugyanolyan fontos, a mi időnk pedig sosem végtelen, ezért ha elkezdenek felgyűlni az elvégzendő dolgok, álljunk meg egy pillanatra, és tekintsük át a fontossági sorrendet. Erre az úgynevezett Eisenhower-mátrix lesz a segítségünkre, mely az egykori amerikai elnökről kapta a nevét, és Stephen R. Covey „A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása” című könyvében jelent meg először. A négy cellából álló táblázatban fontosság és sürgősség alapján sorolhatjuk a teendőinket, és az oszlopok és sorok metszéspontjaiba beírt feladatokról ezáltal könnyen eldönthetjük, mikor csináljuk meg őket.
Nem minden a multitasking
Álljunk ellen a kísértésnek, és ne kezdjünk bele egyszerre több dologba, még akkor sem, ha úgy gondoljuk, képesek vagyunk rá. Ugyanis nem az lesz az eredménye, amit várnánk, nem fogunk ugyanannyi idő alatt duplaannyi feladatot elvégezni, épp ellenkezőleg – a figyelem elaprózódik, a precizitás csökken, és egy jól megoldott tennivaló helyett lesz kettő vagy három gyenge lábakon álló, javítanivaló, és továbbra is a levegőben lógó feladat.
Szakaszos rutinfeladatok
A legjobban az e-mailek megválaszolása és a közösségi média állandó figyelése emészti fel az időnket. Ha erre alkalmas a munkahelyünk, szuper módszer lehet, ha kijelölünk magunknak egy-egy idősávot a napban ezekre a feladatokra, és ezt kommunikáljuk a kollégák, ügyfelek felé is. Például legyen egy automatikus válaszüzenet a beérkező e-mailekre azzal a szöveggel, miszerint „Hétköznaponként délelőtt tízkor és délután négykor ellenőrzöm az e-mailjeimet, ha fontos ügyben keres, kérem hívjon ezen a számon:”. Így mindenki tudni fogja, mikor várjon tőlünk választ, az időnket pedig nem emészti fel a postafiók folyamatos figyelése.
Ismerd meg önmagad
Nem minden szakmában tehetjük meg, hogy akkor dolgozzunk, amikor a testünknek épp a legjobb, de a szabadúszók, az otthoni munkavégzésre kényszerültek például igen. Koránkelő vagy, éjjeli bagoly vagy más kronotípus? Délelőtt vagy a legaktívabb, vagy naplemente után? Ha a személyes hatékonyságodhoz igazítod a feladataid elvégzésének idejét, sokkal jobban fognak sikerülni.
Forrás: Forbes
