A papírmunka sokakból ellenszenvet vált ki, így nincs is mindenki tisztában azzal, hogy mennyire fontos a megfelelő iratrendezés! Márpedig ez egy olyan dolog, amit ha jól csinálunk, akkor rá fogunk jönni, hogy nem is kell annyira félni a papírmunkától.
Lehet ez átlátható, következetes, strukturált, és egyáltalán nem káoszos. Persze ehhez bizonyos irodaszerekre is szükségünk lesz. Lássuk melyekre, és hogy miként fogják ezek segíteni a rend megalapozását.
Iratrendezők és egyéb kiegészítők – káosz 1:0
Legyen szó akár egy irodáról, akár az otthoni papírjainkról, a megfelelő iratrendező használatával mindkét esetben úrrá tudunk lenni a káoszon! Ha viszont legalább ezzel az eszközzel nem élünk, akkor vessünk magunkra, mert ilyen könnyű dolgunk mással nem lesz, hogy megteremtsük a rendet!
Számos dokumentumot, papírt kapunk vagy épp mi magunk hozunk létre nap mint nap. Épp ezért nem mehetünk el emellett csak úgy, mert akkor garantáltan betakar minket egy jó nagy papírhalmaz. Gondoljunk csak bele! Számlák, szerződések, előrejelzések, kimutatások és még ki tudja mi minden kerül elő napról napra.
Ahhoz, hogy mindezt kezelni tudjuk, szükségünk van a megfelelő papírkezelési folyamatokra és egy jól megtervezett és kialakított rendszerre. Ez fogja számunkra biztosítani azt, hogy mindennek meglesz a helye, és valóban oda is fog kerülni, nem fognak összekeveredni a különböző típusú dokumentumok.
És hogy a sok gondolkodáson kívül mire van még szükségünk mindehhez? Természetesen olyan irodaszerekre, melyek segítenek nekünk abban, hogy mindezen elképzelésünket átültessük a valóságba. Kelleni fognak irattálcák, iratrendező mappák, gyorsfűzők és jelölőcímkék is, hogy csak a legfontosabbakat említsük. Így lesz rendezett és átlátható minden.
Az iratrendezés otthon is nagyon fontos!
Aki azt hiszi, hogy csak az irodákban lehet káosz a papírok által, az hatalmasat téved! Bizony az otthonunkban is eluralkodhat a káosz, ha nem figyelünk oda! Ott is vannak olyan dokumentumok, melyekre szükségünk lehet később is, így úgy kell eltegyünk őket, hogy megtaláljuk őket pár hét, hónap vagy akár év múltán is.
Gondoljunk a gyermekek iskolai dokumentumaira, a számlákra vagy épp az orvosi papírokra. Ezek mindegyike fontos, de a legtöbb esetben ritkán van rájuk szükség. Akkor viszont azonnal, és mindenképp!
Ha odafigyelünk, hogy megfelelően rendezzük ezeket, biztosítjuk azt, hogy mindennek meglegyen a maga helye, akkor nem lesz káosz az otthoni papírjaink esetén sem. Ez pedig nagyon fontos akkor, ha majd egyszer szükségünk lesz egy bizonyos dokumentumra. A következetes, rendszerezett elhelyezésnek köszönhetően azonnal tudni fogjuk, hogy hol keressük, és meg is lesz az a papír, ami kelleni fog.
Időt és energiát spórolhatunk a megfelelő rendszerezéssel
Ha létrehozunk egy jól átgondolt struktúrát, betartjuk azokat a folyamatokat, melyekkel elhelyezzük a megfelelő mappába, iratrendezőbe a dokumentumokat, akkor azt később meg fogjuk köszönni magunknak! Sok időt és energiát fogunk ezzel megspórolni.